Umsetzung neuer Geschäftsprozesse und Softwarelösungen

Klassische und agile Methoden, um zu modernen Lösungen zu gelangen.

Geschäftsprozessanalyse

Mehr als 40 Konzepte zur Optimierung dokumentenbasierter Prozesse (Digitalisierung und Prozessoptimierung sowie Einführung einer digitalen Personalakte) in unterschiedlichen Unternehmen und Branchen sind Basis für meine Beratungstätigkeit (Projektbeispiele).

Grundsätzlich orientiere ich mich an folgendem Vorgehen:

  • Probleme verstehen

  • Lösungen designen

  • Team zum Ziel führen

 

Gerade bei der Anforderungsdefinition sind neben den funktionalen und qualitativen Anforderungen sowie den Rahmenbedingungen die Ziele des Projektsponsors und der zukünftigen Benutzer ein Kernelement. Gerade das Erkennen der impliziten Anforderungen sowie ein kritisches Hinterfragen des Ist-Zustands führen zu konkret umsetzbaren Ergebnissen.

Umsetzung der neuen Lösung

Lange Zeit habe ich Projekte nach der Wasserfallmethode umgesetzt. Agile Methoden sowie Elemente aus dem Design Thinking ergänzen heute mein Beratungsportfolio.

Diese Kombination bringt die notwendige Flexibilität und Ergebnisorientierung in Ihre Projekte.

Herstellerneutrale Anbieterauswahl

Die Auswahl einer neuen Softwarelösung kann sehr zeitintensiv sein. Es ist eben nicht „mal schnell in Google gehen“ und schon habe ich die passenden Anbieter.

Vor der Auswahl steht die Erstellung eines Anforderungskatalogs, der die Sichtweisen verschiedener Stakeholder zusammenfasst.

 

Bei der Erstellung so eines Anforderungskatalogs kann ich auf viele Methoden aus der Business Analyse zurückgreifen.

Wir erarbeiten gemeinsam

  • Ihre Ziele

  • Funktionale Anforderungen

  • Qualitative Anforderungen

  • Rahmenbedingungen

 

Mit diesen Kriterien starte ich die Marktanalyse und schlage Ihnen eine Shortlist von potenziellen Anbietern vor.

Dieses geschieht herstellerneutral, da ich keinem Softwareanbieter verpflichtet bin, sondern Ihnen!

Langjährige Erfahrung bei der Umsetzung von Personalakten

Seit mehr als 12 Jahren habe ich diverse Konzerne und mittelständische Kunden bei der Einführung einer elektronischen Personalakte beraten. Dabei habe ich sicherlich mehr als 50 unterschiedliche Ausschreibungsunterlagen gesehen und daraus mein persönliches Fazit gezogen:

  • Was sind die wirklich relevanten funktionalen Anforderungen einer digitalen Personalakte?

  • Welche qualitativen Kriterien sollte eine EPA erfüllen?

  • Welche Rahmenbedingungen (gesetzliche Anforderungen, DSGVO-Konformität) müssen vom Hersteller im Standard angeboten werden?

  • Wie passen die Mitarbeiter ihre Prozesse am besten an und wie erfolgt das Scannen der Bestandsakten?

  • Welche beteiligten Personen sind schon in der Initialisierungsphase des Projekts zu informieren?

 

Mit diesem Wissen unterstütze ich Sie herstellerneutral bei der Definition Ihrer individuellen Anforderungen sowie der Auswahl des zu Ihnen passenden Anbieters. Dabei ist es egal, ob Sie SAP HCM, SuccessFactors oder ein anderes Personalmanagementsystem einsetzen. Auch wenn Sie den ersten Schritt zur Einführung eines Personalmanagementsystems gehen wollen, unterstütze ich Sie bei der Auswahl und Einführung.

Branchenübergreifende Erfahrungen im Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement lebt nicht nur von der Ablage der eingescannten Vertragsdokumente, sondern ist viel weitreichender. Es betrifft nahezu alle Abteilungen des Unternehmens und schafft richtig umgesetzt eine spürbare Prozessoptimierung.

Nach mehr als 25 Projekten im Bereich des elektronischen Vertragsmanagements in SAP und Microsoft SharePoint unterstütze ich Sie mit meinem branchenübergreifenden Erfahrungsschatz und Best Practices.

 

Typische Beratungsinhalte sind:

  • Welche Vertragsinformationen sollten strukturiert erfasst werden?

  • Wie sieht die optimale Berechtigungsvergabe aus?

  • Wie können Verträge automatisch aus den strukturierten Informationen im Rahmen der Vertragsanbahnung erzeugt werden?

  • Welche Stakeholder nutzen das Vertragsmanagement?

  • Welche weiteren Herausforderungen und Prozesse können mit einem elektronischen Vertragsmanagement gelöst werden?

 

Gerade Vertragsmanagementlösungen auf Basis von SAP bieten hier eine umfangreiche Vielfalt, die weit über die Erinnerung an Kündigungstermine hinausgeht.

Vertragsmanagement in Microsoft Office 365

Gerade für kleinere Unternehmen, die Microsoft Office 365 einsetzen, kann ein vereinfachtes Vertragsmanagement eine interessante Lösung sein. Hier lässt sich mit wenigen Handgriffen die Basis für ein Vertragsmanagement, inkl. Erinnerungsfunktion bei anstehenden Kündigungsterminen und einer zentralen Dokumentablage, realisieren.

20 Jahre Erfahrung im Markt für ECM, Dokumentenmanagement und Archivierung

Die Ablösung papierbasierter Prozesse treibt mich seit über 20 Jahren an und ich habe die Hoffnung an ein papierloses (-armes) Büro noch nicht aufgegeben.

 

Typische Fragestellungen in solchen Projekten sind:

  • Wie scannen wir unsere Dokumente am besten?

  • Wo lege ich die Dokumente ab und wie finde ich sie wieder?

  • Wie gestalte ich meine Geschäftsprozesse in Zukunft?

 

Ich bringe meine ganze Erfahrung in Ihre Projekte ein und unterstütze Sie auf dem Weg zur Reduzierung von Papier und internen Transportwegen. Digitalisierung und Prozessoptimierung sind mir eine Herzensangelegenheit!

Revisionssichere Archivierung

Die Ablage von Papierdokumenten in elektronischen Archivsystemen reicht nicht aus.

Um den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu entsprechen, wird z. B. eine zertifizierte Verfahrensdokumentation benötigt.

Stefan Köster eConsulting
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