Datenschutz-Folgenabschätzung

Microsoft 365 rechtssicherer einsetzen – Ihr Weg zur DSGVO-Freundlichkeit

Die Nutzung von Microsoft 365 bietet vielfältige Möglichkeiten, bringt aber auch Herausforderungen für den Datenschutz mit sich. Als Unternehmer sind Sie verantwortlich, die Verarbeitung personenbezogener Daten DSGVO-konform zu gestalten.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO hilft Ihnen dabei, Datenschutzrisiken frühzeitig zu erkennen, zu bewerten und gezielt zu reduzieren. Dabei werden typische Verarbeitungstätigkeiten analysiert, potenzielle Risiken identifiziert und geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen entwickelt, um die Datenschutz-Compliance zu erhöhen. Für einzelne Branchen können zusätzlich ergänzende vertragliche Maßnahmen mit Microsoft vereinbart werden.

Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung für Microsoft 365 empfehlenswert?

• Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 verwendet
• Wenn Sie Microsoft 365 für die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartner verwendet

Viele Unternehmen stehen vor der Frage, ob und wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) für Microsoft 365 verpflichtend ist. Grundsätzlich gilt: Immer dann, wenn eine Datenverarbeitung mit hohen Risiken für personenbezogene Daten verbunden ist, ist eine DSFA nach Art. 35 DSGVO vorgeschrieben.

Im speziellen Fall zum Einsatz von Microsoft 365 empfehlen diverse Datenschutz-Aufsichtsbehörden die Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung sowie die Umsetzung von technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Risikoreduzierung.

Praxisbewährte DSFA-Methodik aus zahlreichen Projekten

Ich habe bereits für Unternehmen aus stark regulierten Branchen Datenschutz-Folgenabschätzungen durchgeführt, darunter:

• Krankenhäuser & Krankenkassen – Schutz hochsensibler Gesundheitsdaten gemäß DSGVO-Anforderungen
• Energieversorger – DSGVO-konforme Microsoft 365-Nutzung trotz strenger regulatorischer Vorgaben in kritischen Infrastrukturen
• Industrie & Dienstleistungsunternehmen – Sicherer Umgang mit Kunden- und Mitarbeiterdaten in der Cloud

Durch meine Erfahrungen aus zahlreichen Projekten kenne ich die spezifischen Herausforderungen und Lösungen, die für eine DSGVO-konforme Nutzung von Microsoft 365 erforderlich sind.

Meine Beratung umfasst …

• Detaillierte Risikoanalyse: Wir analysieren typische datenschutzrelevante Prozesse und Verarbeitungsvorgänge in Ihrer Microsoft-365-Umgebung und identifizieren datenschutzrechtliche Risiken. Dafür liefern wir etwa 60 vorkonfigurierte Risiken und Abhilfemaßnahmen aus.
• Individuelle Risikobewertung: Mit dem Standard-Datenschutzmodell 3.1 (SDM 3.1) führen wir eine präzise Bewertung der identifizierten Risiken durch. So erhalten Sie eine klare Einschätzung der Gefährdungslage und Entwicklungspotenziale.
• Maßnahmenkatalog mit Best Practices: Wir stellen Ihnen einen umfangreichen Maßnahmenkatalog bereit, der über 150 praxiserprobte technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen zur Risikominderung umfasst.
• Erstellung eines Umsetzungsplans: Auf Basis der identifizierten Risiken und Maßnahmen erstellen wir für Sie einen konkreten Fahrplan. Hierbei priorisieren wir Datenschutzmaßnahmen und geben Ihnen klare Handlungsempfehlungen für eine effiziente Umsetzung.
• Umfassende Dokumentation für Compliance und Nachweisführung: Sie erhalten eine vollständig prüfsichere Dokumentation, die sowohl den Anforderungen von Datenschutzaufsichtsbehörden als auch internen Compliance-Prüfungen gerecht wird.

Ihr Nutzen – Microsoft 365 sicher & DSGVO-konform nutzen

Dank meiner Beratung setzen Sie Microsoft 365 sicherer und rechtskonform ein. Mein praxisnaher Ansatz berücksichtigt die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und bietet maßgeschneiderte Lösungen. Die vereinbarten Maßnahmen setzen Sie anschließend mit Ihrem eigenen IT-Systemhaus um.

FAQ – Häufige Fragen zur Datenschutz-Folgenabschätzung für Microsoft 365

Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung für Microsoft 365 erforderlich?

Eine DS-FA ist nach Art. 35 DSGVO verpflichtend, wenn Ihre Datenverarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellt.

Welche Datenschutzrisiken bestehen bei Microsoft 365?

Ohne eine Datenschutz-Folgenabschätzung können Risiken entstehen, darunter:

❌ Unzureichende Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten

❌ Fehlende Transparenz bei Cloud-Datenverarbeitung

❌ Rechtliche Unsicherheiten beim Datentransfer in Drittländer und der vollständigen Erfüllung der Rechenschaftspflicht

Kann Microsoft 365 DSGVO-konform genutzt werden?

Ja, mit einer gezielten Datenschutz-Folgenabschätzung und der Umsetzung passender Schutzmaßnahmen kann Microsoft 365 sicher genutzt werden.