Koester Econsulting Digitalisierungsstrategie MS Office 365

Microsoft Office 365 als Teil der Digitalisierungsstrategie

In den letzten Jahren konnte ich einen guten Überblick über das Microsoft-Produktportfolio gewinnen. Die daraus gewonnen Erfahrungen möchte ich in diesem Artikel teilen.

Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft Office365. Hier werden typischerweise Dienste wie das Office-Paket, Exchange-Postfächer für alle Mitarbeiter oder die Dateiablage über OneDrive for Business bzw. SharePoint Online genutzt. Diese Services können von Microsoft aus einem europäischen Rechenzentrum oder aus der deutschen Cloud (https://products.office.com/de-de/office-365-deutschland/office-365-deutschland?ms.officeurl=office365deutschland) nach dem Treuhändermodell bezogen werden.

Viele Dienste, die ebenfalls in den meisten Bezugsplänen enthalten sind, kennen die meisten Kunden (noch) gar nicht. Sie bringen aber einen enormen Mehrwert bei der Geschäftsprozessoptimierung – und vieles kann über einfache Konfiguration durch einen Poweruser produktiv für alle Benutzer umgesetzt werden. Diese Dienste können in die Kategorien “teamorientiertes Arbeiten” und “Geschäftsprozesse” eingeteilt werden – beide Kategorien sind natürlich produktivitätsfördernd.

Durch die moderne Art des Arbeitens werden Ergebnisse immer stärker aus interdisziplinären Teams generiert und deutlich schneller mittels iterativer Methoden erarbeitet. Dafür eignen sich u. a. die folgenden Tools.

Microsoft Planner

Mit einem Klick kann ein Plan erstellt werden, in dem verschiedene Aufgaben eingefügt werden und Personen zugeordnet werden können. Die Visualisierung entspricht Post-Its, die man auf einem Whiteboard in Spalten klebt und beliebig per Drag & Drop verschieben kann. Zu jedem Plan können Dokumente zentral abgelegt werden, auf die jedes Teammitglied zugreifen kann. Natürlich gibt es eine Statusverfolgung sowie die Möglichkeit Kapazitätsengpässe sowie überfällige Aufgaben zu ermitteln und diese ggf. alternativen Personen zuzuordnen. Des Weiteren haben Benutzer von Microsoft Planner einen Überblick über alle Aufgaben aus allen Projekten, an denen sie beteiligt sind.

Aus diese Weise lässt sich einfaches agiles Multiprojektmanagement leicht umsetzen und Teams können gemeinsam effizienter an konkreten Aufgaben arbeiten.

Microsoft Teams

Für die eher unstrukturierte Kommunikation per Chat eignet sich z. B. Microsoft Teams: hier können neben persönlichen und teamorientierten Chats auch Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Die Anzahl der E-Mails kann durch ein Einsatz von Microsoft Teams drastisch reduziert werden.

Microsoft Flow und PowerApps

Microsoft Flow eignet sich hervorragend für die Automatisierung von Prozessen sowie die System- und Datenintegration. So lassen sich hier mit wenigen Klicks Automatisierungen erzeugen, die Ereignisse in nahezu beliebigen Cloudlösungen – vor allem auch außerhalb von Office365, z. B. Twitter, Facebook, Salesforce, MailChimp, Google, etc. – abfangen und daraufhin eine Aktion ausführen. Beispiele hierfür sind: “Wenn eine neue Opportunity in Salesforce angelegt wurde, erzeuge einen Datensatz in SharePoint”, “Wenn ein bestimmter Hashtag in Twitter erscheint, schicke mir den Tweet per E-Mail”. Die Liste ist nahezu beliebig erweiterbar. Es ist absehbar, dass in Zukunft auch Workflows hierüber realisiert werden können (z. B. Genehmigungen und Freigaben durch Vorgesetzte). Besonders interessant ist die Nutzung von den Microsoft Cognitive Services (u. a. Machine Learning) – hier können z. B. Stimmungs- oder Bildanalysen in die Abläufe integriert werden.

Weitere nützliche Tools sind Staffhub (Schichtplanung), Bookings (Terminverwaltung) und Outlook Customer Manager (Mini CRM in Outlook).

Für ein unternehmensweites Reporting ist natürlich Microsoft Power BI das Tool der Wahl.

Eine Frage, die mir oft begegnet:
Welches Tool soll ich denn nun nutzen? Welches ist wann das Richtige?

Meine Antwort darauf: Das, was zu Ihren aktuellen Anforderungen am besten passt. Ich bin überzeugt, dass Kunden ihre komplexen Auswahlprozesse vereinfachen können, wenn sie mehr auf ihr Bauchgefühl hören und nicht jede Entscheidung in Stein meißeln. Gerade in der heutigen Zeit, wo Agilität ein Schlagwort in allen Branchen ist, sollte man schneller anfangen, ausprobieren, Fehler zulassen und auch zulassen, dass eine getroffene Entscheidung in ein oder zwei Jahren gekippt wird. Dieses kann einerseits in den geänderten Rahmenbedingungen und Anforderungen begründet sein, andererseits aber auch, dass der technologische Fortschritt neue Funktionen liefert.

Lernen Sie diese und weitere Funktionen in Microsoft Office365 in einem 2-stündigen Workshop in Ihrem Hause kennen. Kontaktieren Sie mich und wir finden einen gemeinsamen Termin.

#NewWayofWork #Digitalstrategie #Prozesse

2. Februar 2017

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