Koester Econsulting Microsoft Teams Quickstart

Microsoft Teams – Quickstart

Microsoft stellt die Nutzung von Microsoft Teams für Neukunden für einen Zeitraum von 6 Monaten nun kostenlos zur Verfügung.

Microsoft Teams hat in den letzten zwei Wochen eine Steigerungsrate von 500 % erfahren, mit aktuell 44 Millionen täglichen Benutzern (zuvor etwa 20 Millionen) bringen diese Steigerungsraten sogar Microsoft an seine Ressourcengrenzen. Das führt so weit, dass bereits einige Teildienste auf Ressourcen-schonendere Einstellungen umgestellt wurden. So wurde z. B. die Videoqualität in Online-Meetings von HD auf SD verringert und bei einigen Backenddiensten der Intervall reduziert oder in die Abendstunden der jeweiligen Zeitzone verlagert.

Des Weiteren wurde eine Priorisierung der Dienstverfügbarkeit in Abhängigkeit von der Branche eingeführt. So ist die Nutzung von OneNote-Notizbüchern in Microsoft Teams aktuell nur lesend (nicht mehr veränderbar) möglich – außer bei Schulen und Ausbildungseinrichtungen (EDU-Lizenzen). Diese können weiterhin innerhalb von Teams ihre OneNote-Bücher bearbeiten.

Ebenso wurde eine Priorisierung der Verfügbarkeit für systemrelevante Branchen vorgenommen. Alle kritischen Infrastrukturen (z. B. Gesundheitswesen) sowie Regierungsorganisationen erfahren eine höhere Priorisierung als andere Branchen.

Obwohl Microsoft schon eine Versechsfachung der zugeteilten Ressourcen vorgenommen hat und in den nächsten vier Wochen eine weitere Verzehnfachung der Hardware plant, ist ggf. mit weiteren Einschränkungen zu rechnen.

Wie können Sie nun von einer schnellen Umstellung
auf Microsoft Teams profitieren?

Wenn Sie noch keine Microsoft-Lizenzen haben, können Sie diese über Ihren aktuellen Microsoft-Partner oder zuständigen Microsoft-Vertriebsmitarbeiter kostenlos bestellen. Alternativ kann ich die Firma QualityHosting AG empfehlen, die einen vollautomatisierten Bestellprozess der kostenlosen Microsoft-Lizenzen ermöglicht und Ihnen so einen sehr unbürokratischen Weg nur schnellstmöglichen Nutzung ermöglicht (https://www.qualityhosting.de/teams/tarife.html). Mittlerweile können Sie die meisten Microsoftdienste auch aus der deutschen Rechenzentrumsregion beziehen. Microsoft Teams und alle dazugehörenden Dienste wurden aber auch bisher schon innerhalb der EU (Irland / Niederlande) bereitgestellt.

Üblicherweise sollten Kunden vor der Einführung von Microsoft Teams Abstimmungen mit dem Betriebsrat, Datenschutzbeauftragten und sofern relevant Informationssicherheitsbeauftragten aufnehmen. Diesen Schritt sollten Sie auch in dieser kritischen Zeit nicht vergessen. Informieren Sie alle Stakeholder über den geplanten Einsatz von Microsoft Teams und lassen Sie sich eine befristete Freigabe (zumindest bis zum Jahresende) geben.

Dann sollten Sie die notwendigen Dokumente und Auftragsverarbeitungsverträge bereitstellen – hierfür benötigen Sie nur die aktuellen OST (Online Services Terms, http://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?documenttype=OST&lang=German) sowie das aktuell gültige Data Protection Addendum (https://www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx?DocumentId=16042), das den Auftragsverarbeitungsvertrag darstellt sowie alle datenschutzrechtlichen Belange der Microsoft-Cloud-Produkte regelt.

Im nächsten Schritt sollten Sie Ihren Benutzern eine aktualisierte Art 13-Information bereitstellen. Eine IT-Sicherheitsrichtlinie sollte ebenfalls schnellstmöglich erstellt werden.

In Microsoft Teams und Office 365 sind einige datenschutzfreundliche Einstellungen vorzunehmen. So sollten in dieser Phase zumindest Delve, MyAnalytics sowie Workplace Analytics (sofern lizenzrechtlich überhaupt verfügbar) abgestellt werden. In Microsoft Teams können ebenfalls verschiedene Einstellungen vorgenommen werden, die z. B. dem Betriebsrat eine Entscheidung für eine befristete Freigabe vereinfachen, indem Sie z. B. die „Lesebestätigungen“ von Anfang an deaktivieren.

Weitere Einstellungen sollten in einem gemeinsamen Workshop abgestimmt werden.

Eine Mitarbeiterschulung rundet das Onboarding ab – diese lässt sich auch per Microsoft Teams umsetzen. Sprechen Sie mich dazu an und wir finden einen gemeinsamen Termin. Eine sofort verfügbare Unterstützung für Ihre Mitarbeiter finden Sie unter: https://download.microsoft.com/download/3/9/1/3911554F-9E8A-4A31-A1C2-13F82D10FA5B/Teams%20QS.pdf – hier handelt es sich um eine Schnellstartübersicht für den Umgang mit Microsoft Teams.

Wenn wir diese historische Zeit überstanden haben, sollten gemeinsame Maßnahmen zum Übergang in den Regelbetrieb geplant und umgesetzt werden. Hier sollten auch die Anforderungen aus Security- und Compliance-Sicht betrachtet werden.

Sprechen Sie mich an und wir finden einen gemeinsamen Weg, damit Sie schnellstmöglich von den Vorteilen von Microsoft Teams profitieren und Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home-Office arbeiten können.

Tipp: Mit der Bereitstellung von Microsoft Teams geht es nicht nur um die Arbeitsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, sondern auch die Bereitstellung von Funktionen, die trotz „social distancing“ zu einer virtuellen Nähe führen und so das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken, die soziale Isolation reduzieren und ein kleines Stück Normalität wiederherstellen.

28. März 2020

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