Schon seit einiger Zeit sind die Begriffe „HR 4.0“ oder „Personalarbeit der Zukunft“ in den Medien zu finden – hiermit ist gemeint, dass sich die Personalabteilung vom reinen „Verwalter“ zum strategischen Partner für Mitarbeiter, Führungskräfte und Geschäftsführung wandeln kann. Im selben Kontext werden Begriffe wie Talent Management, (Social-) Recruiting, Employer Branding, Unterstützung bei Changeprozessen und New Way of Work genannt.
Ich fasse die Möglichkeiten von „HR 4.0“ an einigen Stellen noch etwas weiter: Wie wäre es, wenn die Personalabteilung auf Grund statistischer Verfahren, die heute schon aus dem Bereich Predictive Maintenance bekannt sind (Vorhersage des nächsten Wartungsintervalls einer Maschine), auch ihre Personal-, Weiterentwicklungs- und Nachfolgeplanung könnte?
Über bekannte Muster und strukturiert vorliegende Informationen zum Mitarbeiter (z. B. Dauer der Firmenzugehörigkeit und Alter in Verbindung mit Änderungen am XING-Status) kann z. B. maschinell vorausgesagt werden, dass ein Mitarbeiter ggf. über eine erhöhte Wechselbereitschaft verfügt.
Diesen Hinweis bekommt der zuständige Personalsachbearbeiter automatisch und kann mit der zuständigen Führungskraft die weiteren Schritte besprechen.
Voraussetzung für diese Form der strategischen und proaktiven Personalarbeit sind drei Stufen:
- Digitalisierte administrative Personalprozesse – sie schaffen die notwendige Basis für die folgenden Stufen
- Dashboards in Realtime – Kennzahlen aus den Systemen und Prozessen sowie weiterführende relevante HR-Kennzahlen stehen in Echtzeit zur Verfügung
- Predictive HR (Vorausschauende Personalarbeit) – Auf Basis der oben ermittelten Kennzahlen werden Trends und Analysen automatisch ermittelt und vom System an die jeweiligen Stakeholder gemeldet.
Der erste Schritt kann die Digitalisierung von administrativen Standardprozessen im Personalwesen sein – dieses geht meistens einher mit der Einführung einer digitalen Personalakte. Erst wenn alle Informationen rund um einen Mitarbeiter elektronisch vorliegen und kein Papier mehr verwendet wird, können die administrativen Personalprozesse digitalisiert werden.
Im nächsten Schritt handelt es sich dabei oftmals um die Bereitstellung von Employee Self Services: z. B. Zeiterfassung, Urlaubsantrag und Änderungswesen an Adresse, Familienstand oder Kontoverbindung.
Nach und nach werden weitere Prozesse wie z. B. die Durchführung jährlicher Beurteilungsgespräche, interne Versetzungen, Reisekostenabrechnungen und das Bescheinigungswesen umgesetzt.
Personal(einsatz-)planung, optimierte On- / und Offboardingprozesse sowie alle Formen des Recruitings sind ebenfalls relevante Prozesse, die sich gut digitalisieren lassen.
Unternehmen, die gerade mit der Digitalisierung ihrer Personalarbeit beginnen, können einen Schritt überspringen und direkt Cloud-basierte Software einsetzen. Cloud-Lösungen und Software-as-a-Service (SaaS) erlauben die gleichen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von On-Premises-Software zu weitaus günstigeren Preisen. Natürlich gibt es dabei einige datenschutzrechtliche Dinge zu beachten. Um sowohl dem deutschen Datenschutzgesetz zu entsprechen als auch auf die ab Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR) vorbereitet zu sein, ist die Auswahl eines datenschutzkonformen Anbieters wichtig. Erste relevante Punkte können dabei ISO-zertifizierte Rechenzentren mit Standort in Deutschland sein sowie der Abschluss eines ADV-Vertrages, mit dem die datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten dokumentiert wird.
Gerne berate ich Sie bei der Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie für Ihre Personalabteilung.
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