Koester Econsulting Produktstammdaten Excel

Produktstammdaten aus Excel – mit Microsoft Office 365 mobil nutzen (PowerApps)

Produktstammdaten aus Excel – mit Microsoft Office 365 mobil nutzen (PowerApps)

Ein Freund von mir prägte in seiner Firma den Satz “Tod dem Excel”. Trotzdem sind Excel-Tabellen in Unternehmen immer noch ein gängiges Tool, um Daten und Informationen strukturiert zu speichern.

Stammdaten oder diverse Listen befinden sich sehr oft noch in Excel-Tabellen. Diese verfügen häufig über mehrere hundert Zeilen.

Dank der Cloud können z. B. Außendienst-Mitarbeiter auf diese Tabellen zugreifen und sie am Laptop komfortabel bearbeiten. Viele Menschen haben das sicherlich auch schon mal mit dem Handy ausprobiert und frustriert abgebrochen, nachdem sie versucht haben, in alle möglichen Richtungen zu wischen, um einigermaßen etwas zu erkennen.

Aber das muss nicht sein.

Mit Microsoft PowerApps (Bestandteil von Office 365) lassen sich Exceltabellen und SharePoint-Listen ohne Programmierung in tollen mobil nutzbare Applikationen umsetzen.

Eine in Excel vorliegende Stammdatentabelle der Produkte Ihrer Firma wird innerhalb weniger Minuten und mit wenigen Klicks zu folgender App umgewandelt.

Nach dem Starten der App auf Smartphone oder Tablet wird die folgende Ansicht gestartet.

Das Aktualisieren und Umsortieren der angezeigten Liste sowie Suchen nach beliebigen Zellinhalten sind Standardfunktionen, die bei Nutzung einer der mitgelieferten Appvorlagen direkt verfügbar sind, ohne hierfür extra Änderungen vornehmen zu müssen.

Des Weiteren kann der Benutzer auf die Details eines Produkts (Zeile mit weiteren Feldern einer Excel-Tabelle) klicken und so dann auf den folgenden Bildschirm gelangen.

Die notwendigen Bildschirme zur Neuanlage, Änderung oder Ansicht eines Datensatzes werden ebenfalls durch die vorgefertigten Appvorlagen automatisch generiert. So müssen nur die Appvorlage mit der entsprechenden Excel-Tabelle verbunden werden und die richtigen Felder zur Anzeige ausgewählt werden.

Natürlich kann die Verbindung zu anderen Diensten, die Daten in strukturierter Form ablegen (z. B. SharePoint Online), ebenfalls hergestellt werden.

Besonders spannend wird die Nutzung von PowerApps auch, wenn Kunden ein Intranet auf Basis von SharePoint-Online nutzen. Dann können die erzeugten PowerApps direkt in die Modern Sites von SharePoint eingebunden werden.

Eine sehr sinnvolle Ergänzung ist darüber hinaus die Nutzung von Microsoft Flow – hiermit lassen sich Hintergrundprozesse und systemübergreifende Datenaktualisierungen automatisieren. Das kann ein klassischer Genehmigungsworkflow sein, wenn eine neue Zeile (z. B. in Excel) hinzugefügt wurde oder das Hinzufügen eines neuen Eintrags in Salesforce. Es gibt über 100 Systeme, die sich mit Microsoft Flow anbinden lassen.

Sprechen Sie mich an und wir finden Ihren individuellen Einstieg in die erweiterte Nutzung von Microsoft Office 365.

#Digitalisierung #Digitalstrategie #Mittelstand

23. September 2018

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